Guía para Organizar tu Evento.

¿Será una revelación de género o un baby shower? Esto determinará la temática y las actividades a realizar.

Escoge una fecha estratégica que sea conveniente para la mayoría de los invitados. Evita fechas cercanas a festividades o eventos grandes que puedan competir por la atención de tus invitados. Considera si tienes parientes en departamentos alejados y su disponibilidad.

Seleccionar la hora adecuada es fundamental. Hay opciones, todo depende cuál es el momento que más les gusta compartir a ti y a tus invitados. Por ejemplo hay quienes aman los desayunos en familia. Otros en cambio, prefieren una cálida refacción. 

Recuerda que es fin de semana y tus invitados pueden levantarse tarde o almorzar tarde, por lo que elegir la hora adecuada para citarlos ¡Es muy importante!

Desayuno: para la mañana, cuando es un desayuno, una buena hora para citar es a las 8:30am. Quizá citar a las 7:00am puede ser muy temprano y a las 10:00am, resulta muy tarde. Recomendamos cites a las 8:30am!

Refacción: Para la tarde, una buena opción sería citar entre 3:00 y 3:30pm para evitar que tus invitados corran. Evita también horas muy cercanas al almuerzo, por ejemplo citar a las 2:00 y 2:30pm no es muy buena opción, es probable que tus invitados aún estén almorzando y no lleguen puntuales.

Haz una lista detallada de todos los posibles gastos, desde el alquiler del lugar, comida, decoración, invitaciones, hasta pequeños regalos y recuerdos para los invitados. Deja un margen para imprevistos y prioriza lo que realmente deseas incluir en el evento.

Investiga varias opciones para el lugar del evento, como jardines, salones de fiestas o restaurantes. Asegúrate de que el lugar sea accesible para todos los invitados, incluidas personas con movilidad reducida. El lugar que elijas debe ser acorde al paquete que has escogido. Por ejemplo, si tu paquete tiene extintores o baterías de humo, debe realizarse en exteriores. Si el salón no tiene jardín, elige opciones que sean exclusivas para interiores. Además de esto, verifica lo siguiente:

     – Verifica que el lugar tenga BAÑO, nos ha pasado en múltiples ocasiones que cuando se alquila una cancha polideportiva, esta no cuenta con baño.

     – Verifica que el lugar tenga ENERGÍA ELÉCTRICA, si tu paquete tiene letras gigantes iluminadas, y el cañón de confeti, debe haber una conexión eléctrica. Por muy obvio que parezca, créenos que nos hemos topado con lugares donde no hay luz.

– Verifica las RESTRICCIONES del lugar, no queremos que tengas multas o cobros adicionales por realizar ciertas actividades (Por ejemplo, el uso de extintores debe ser exclusivo para exteriores, ya que puede manchar las mesas y el lugar). Hay lugares incluso que el ruido es poco tolerable. Te pedimos verifiques todo para que la pasemos increíble y no tengas una sorpresa desagradable (por parte del lugar) al finalizar el evento.

Calcula la cantidad de personas que asistirán y elige un espacio que no esté demasiado abarrotado. Es mejor seleccionar un lugar que tenga espacio tanto para tus invitados como para realizar los juegos. Quizá un pequeño salón en un restaurante, donde sólo hay espacio para las mesas no sea la mejor opción.

Si tu paquete tiene extintores, batería de humo o bengalas, necesitarás un lugar amplio donde puedan ser lanzados.

Consulta el pronóstico del tiempo unas semanas antes del evento. Si hay posibilidades de lluvia o clima frío, considera la opción de reservar toldos o seleccionar un lugar para interiores. Recuerda que los meses de invierno, en promedio en Guatemala son de abril a octubre. No queremos que tu evento se estropee por no planificar adecuadamente.

La temática puede ser un elemento unificador y divertido. Algunas ideas son: «Ositos», «Elefantitos», o «Jefe en Pañales». Asegúrate de que la temática reflejen tus gustos y preferencias.

Opta por colores que representen la temática elegida. Por ejemplo, al momento de elegir los colores de globos, sugerimos tonos ya sean pasteles o vibrantes, acordes al evento. Tenemos varias opciones de globos, aunque las más elegidas y las que más nos gustan son: 

1. Celeste pastel, rosado pastel y blanco
2. Blanco y beige
3. Beige, café y dorado

En Baby Joy Events, te ofrecemos las Letras BABY y OH BABY decoradas, arcos de globos tipo media luna y arco completo, pedestales, entre otros. 

Selecciona un menú que refleje el estilo del evento y la hora en la que se llevará a cabo.

Si es por horas de la mañana, compartir un rico desayuno es una opción muy acertada. Recuerda que un desayuno es algo más íntimo que compartes con familiares y amigos muy cercanos.

Si es por horas de la tarde,  puedes optar por un sándwich, una hamburguesa, o un shuco. IMPORTANTE: en los eventos en los que hemos estado que la comida elegida son shucos, nos hemos percatado que tardan mucho en servirlos, se hacen grandes colas y los familiares y amigos llegan a desesperarse. No tenemos nada en contra, solo, tómalo en cuenta.

Prioriza opciones de comidas ligeras que sean fáciles de servir y consumir. Esto no solo mantendrá a los invitados satisfechos sino que también evitará que se realicen grandes e interminables colas.

Puedes optar también por un formato de servicio estilo buffet o estaciones de comida (por ejemplo, estación de postres, estación de fresas con crema) que permita a los invitados servirse y disfrutar en un ambiente relajado.

Además de agua, ofrece un par de opciones de bebidas temáticas, como limonada con un toque especial o un ponche de frutas. Si decides proporcionar un cóctel, asegúrate de que haya opciones sin alcohol. Manten las bebidas frías y accesibles durante todo el evento. Aveces, cuando es al aire libre y hay mucho calor, tus invitados puedes deshidratarse.

Para eventos de revelación de género, es tradición preparar bebidas especiales que representen la revelación, por ejemplo, un limonada azul y naranjada rosa (las puedes realizar añadiendo colorante vegetal).

Personaliza las invitaciones de acuerdo a la temática elegida, e incluye todos los detalles necesarios: fecha, hora, lugar e incluso confirmación de asistencia. Puedes hacer tu invitación digital a través de CANVA o pedir ayuda a un amigo o familiar. Puedes compartirla en plataformas sociales, correos electrónicos o usando aplicaciones de invitación en línea para facilitar la logística.

RECOMENDAMOS coloques en la invitación: «Agradecemos tu puntualidad, no queremos que te pierdas ningún momento de esta increíble actividad.»  Esto con el objetivo de evitar tener tiempos de espera demasiado grandes en donde tus invitados puntuales puedan perder la paciencia.

Si tu paquete tiene decoración, al momento de reservar el lugar donde realizarás tu evento, indica que necesitamos llegar al menos 1:30 horas antes de la llegada de los invitados para realizar el montaje de tu decoración, esto nos da el tiempo necesario para realizarla y cubrir cualquier eventualidad.

Antes de empezar a decorar, realiza un plano sencillo del lugar. Define dónde se colocarán las mesas, las sillas, el área de juegos, el área para la revelación y la zona de comida. Asegúrate de que haya suficiente espacio para moverse sin aglomeraciones.

Si has contratado a proveedores para la comida, postres, cafés, inflables de globos u otros tipos de decoraciones, asegúrete de confirmar con ellos el día anterior para evitar sorpresas.

Antes de que lleguen los invitados, realiza una revisión final del lugar. Asegúrete de que todo esté en su lugar, limpio y que los puntos visibles de atención estén destacados.